10 sekund wystarczy… by znacznie poprawić wyniki zespołu, ale nie na przeczytanie tego wpisu.

Co odpowiedziałbyś, gdybym zadał Ci następujące pytanie:
Jaka jest jedna rzecz, na którą masz wpływ, a zmiana jej w największym stopniu poprawiłaby efektywność Twojego zespołu?
Pytam poważnie. Jedna rzecz, jedna sprawa która wiele zmieni? Wiem, że to trudne pytanie i aby dobrze na nie odpowiedzieć potrzeba wysiłku. Nie spiesz się, poczekam na Twoją odpowiedz, tyle ile będzie trzeba.

Pytanie takie jak zadane powyżej, daje do myślenia. Kiedykolwiek zadajesz dobre pytanie, osoba indagowana musi zrobić krótką przebieżkę po swoich zasobach, wiedzy, priorytetach czy wyzwaniach. Proces myślowy obejmujący te wszystkie zagadnienia, zajmuje sporo czasu.

Czasu, którego managerowie swoim podopiecznym nie dają.

Większość managerów cisza doprowadza do wściekłości lub co najmniej irytacji. Sami będąc pod presją natychmiastowych odpowiedzi, żądają ich od pracowników.

Prezentuję poniżej dość wymowny przykład rozmowy managera z handlowcem:
Dlaczego nie dowiozłeś wyniku? 2 sekundy później No powiedź, nie krępuj się. Dlaczego? 2 sekundy później No śmiało. Powiem Ci dlaczego nie zrobiłeś planu. Bo Ci się nie chciało!

Badania wskazują, że ludzie czekają średnio 2-3 sekundy na odpowiedź, zanim sami zaczną mówić. Po tym czasie, podpowiadają, nakierowują, parafrazują, czy przechodzą do innego tematu.

Jeśli właśnie zdiagnozowałeś taką tendencję u siebie, to czas nad tym popracować. A jeśli nie, to być może jesteś w tej części grupy, która nie ma pojęcia, że tak robi. Z własnego doświadczenia wiem, że najczęściej na szybkie wypełnianie ciszy cierpią handlowcy. Prawdopodobieństwo wystąpienia tej przypadłości, wzrasta u grupy kierowniczej działów sprzedaży.

Między ciszą a ciszą, sprawy się kołyszą…

Zobaczmy co tracimy, kiedy nie dajemy rozmówcy przestrzeni na swobodne przemyślenie sprawy. Jednak zanim to zrobimy przyjrzyjmy się jeszcze raz pytaniu z początku notki:
Jaka jest jedna rzecz, na którą masz wpływ, a zmiana jej w największym stopniu poprawiłaby efektywność Twojego zespołu?

To zdecydowanie pytanie prowokatwne. Na poziomie oceny natychmiastowej, po chwili zawahania w głowie pytanego generuje się (prawdopodobna) lista:
- lepiej przypilnowany kalendarz spotkań,
- więcej szkoleń dla członków zespołu,
- mniej marnowania czasu na przyziemne sprawy,
- gdybym tylko potrafił lepiej motywować ludzi…

Jednak te wszystkie myśli to nie odpowiedź na pytanie. Ta nie ma szans się pojawić w tak krótkim czasie. Pytanie było bardzo konkretne o JEDNĄ rzecz, która ma największy wpływ.

8- 10 sekund, tyle czasu wg badań jest niezbędne, aby Twój rozmówca zaczął formułować odpowiedź na Twoje pytanie. Co najmniej tyle jest potrzebne, by impulsywna odpowiedź była wartościowa. W innym wypadku zadowalasz się marnej jakości zbywaniem, Bo to co tracisz to np.:
- pogłębioną analizę tematu,
- większe zaangażowanie rozmówcy,
- własny autorytet gdyż jesteś postrzegany jako osoba skupiona na sobie, bądź też jako ten wymaga by wypowiedzieć odpowiedź zgodnie z Twoim tokiem myślenia, itd.

Czy w świetle powyższych informacji, zmienisz choć trochę sposób w jaki rozmawiasz z ludźmi (np. podczas rozmów okresowych, udzielania feedbacku itd.)?

Jeśli tak to mam dla Ciebie garść porad:
- pomyśl wcześniej nad strukturą rozmowy i pytaniami jakie zadasz. Co chcesz nimi osiągnąć? Czy jesteś gotowy usłyszeć każdą odpowiedź?

- kiedy rozmawiasz i czujesz w sobie chęć na wypełnienie ciszy która zapadła policz w głowie w wolnym tempie: sto dwadzieścia jeden, sto dwadzieścia dwa itd. Aż do 128. To pozwoli ci w mechaniczny sposób zachować spokój przez co najmniej  8—10 sekund;

- kiedy doliczysz do 128, a rozmówca ciągle milczy, spytaj: „potrzebujesz więcej czasu? Jesteś gotowy do rozmowy?” możesz zadać te pytania, jednak nie spiesz się z nimi.

Być może podczas testowania powyższych wskazówek poczujesz się nieswojo. Każde nowe umiejętności wprawiają nas w zakłopotanie. Jednak nie poprzestawaj na pierwszej próbie. Na szali leży Twoja reputacja osoby mądrej, godnej zaufania. Autorytet poprawia relacje a te zwiększają efektywność grupy.

Powodzenia!