Komunikacja wachlarzowa

Umiejętności komunikacyjne bywają niedoceniane. Każdy potrafi mówić a i do aktywnego słuchania wszyscy ochoczo się przyznajemy. Praktyka organizacyjna pokazuje jednak, że nie jest tak różowo, jak mogłoby się wydawać. Między wyobrażeniami na temat własnych umiejętności komunikacyjnych a rzeczywistością jest spory obszar do rozwoju. Zatory, dystorsje, nawały informacji, to najczęstsze przykłady na występowanie błędów tego rodzaju. 

Dużo by pisać o przyczynach i skutkach każdej z nich. Na warsztat wezmę pierwszy z wymienionej trójki. Często obserwuje wspaniałego chochlika który wygodnie mości się zwłaszcza w elektronicznych listach. Jak się objawia obecność tego stworka? Nadawcy maili, bardzo często nie wysyłają listelów (czyli elektronicznych listów - za A. Nartowski) z racji tego, że nie posiadają absolutnie wszystkich informacji na dany temat.  

Przykład:  
Projekt zbliża się wielkimi krokami do zaprezentowania światu. Osoby wdrażające są w gotowości do kontaktu z beneficjentami. Osoba decyzyjna ma na dniach wysyłać mail zapowiadający kolejne kroki. Trwa odliczanie do godziny "zero". I... nic się nie dzieje. 
Nie ma informacji do ogółu, wszyscy czekają z zapartym tchem. Dlaczego? 
Na 8 osób nie ustalono obecności 2 z nich na spotkaniu. Opóźnia się start. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie się frustruje, wszyscy czekają. 

Inny przykład: 
Interesariusze czekają na informacje, czy nastąpi kolejna tura finansowania. Dogrywane są szczegóły prawne nie zagrażające wypłacie środków. Osoby z zarządu zwlekają z informacją. Nerwowość udziela się inwestorom, więc zaczynają baczniej przyglądać się działaniom. To rodzi presję na zarządców. Zaczynają naciskać na prawników. Ci negocjują dużo gorsze warunki i niestarannie sporządzają umowy. Wszyscy są niezadowoleni. 

Czy można inaczej? 

Można. Dobrym narzędziem komunikacyjnym zaczerpniętym nie wprost ze statystyki, jest rozmowa scenariuszowa. W statystyce opisowej, jest część działająca na zmysł wzroku.  Są to wykresy. Jednym z nich jest wykres wachlarzowy. Służy on do tego, aby okiełznać przyszłość. Każda projekcja przyszłości jest obarczona niepewnością a tę można przedstawiać na różne sposoby. 

Miejsce gdzie najczęściej można zobaczyć tego rodzaju wykresy to analizy banków centralnych. Przyjęło się pokazywać projekcje inflacji na tego typu wykresie. Dlaczego? Bowiem wykres wachlarzowy pokazuje rozkład prawdopodobieństwa i potencjalne scenariusze tego co może się wydarzyć (szerszy opis tutaj)  

Jak zastosować w praktyce? 

Czy kreślić takie wykresy w excelu? Nie jest to łatwe zadanie, ale można to zrobić za pomocą dodatków. Jednak nie o arkuszu kalkulacyjnym jest mowa ile o swobodzie wypowiedzi.  

Jak zatem wykorzystać to w komunikacji pisemnej/mailowej? 

Można pominąć szczegóły nieistotne z punktu widzenia celu komunikacji. Można określić prawdopodobieństwo wystąpienia danego zdarzenia, tak aby zakomunikować całość, a dodatkowe szczegóły dopracowywać już z zainteresowanymi osobami: 

Przykład 1: 
… Jak wiecie mamy przed sobą start projektu xyz. W najbliższym czasie osoby skontaktują się z Wami, by określić następne działania. Trwają jeszcze ustalenia co do BZN, jednak zainteresowane osoby (Y,Z) zostaną poinformowane o szczegółach do dnia 01.01.2017 (poniedziałek).  
Dziękuje za uwagę i życzę powodzenia we wdrażaniu projektu. 

Przykład 2. 
… Jak wiecie trwają rozmowy dotyczące rundy finansowania. Na etapie w którym się znajdujemy, ustalamy szczegóły dotyczące ostatecznego kształtu umowy. Detale które są przedmiotem negocjacji, są istotne jednak dotyczą yzoi. W najlepszym razie prace zostaną ukończone do dnia … a ostateczny termin został wyznaczony na …. 
Poinformujemy o dalszym przebiegu rozmów do dnia 02.02.2017 
 
Przykłady te, pokazują w części, że jest twarda część "nienegocjowalna" i elastyczne aspekty projektu. Jednak sens i sedno przedsięwzięcia pozostaje nienaruszone. Podejście takie obniża napięcie i dawkuje mniejszą ilością stresu osoby będące w projekcie. 

Reasumując: 
Nie musisz wiedzieć wszystkiego, by skutecznie się komunikować. Powiedz to co wiesz i określ obszary które będą zmienione. Dzięki temu nie tylko będziesz łatwiej pracował w grupie ale także będziesz postrzegany jako ten z którym dobrze się współpracuje.