Safety first?

Safety first? Oczywiście, przynajmniej rozumiane jako BHP. Niemniej jednak, dzisiejszy odcinek poświęcony jest kolejnemu z poziomu hierarchii potrzeb firmy. Pamiętając, że pierwowzorem jest piramida potrzeb Maslowa, nie mogło być inaczej.

Zanim jednak przejdziemy do poczucia bezpieczeństwa, chciałbym wyjaśnić pewną kwestię. Czujny czytelnik zapytał skąd u mnie awersja do faktoringu. „Nie kumuluj ryzyka bezmyślnie biorąc faktoring” tak brzmiał kontrowersyjny fragment. Już spieszę z wyjaśnieniami czym taki faktoring jest. Otóż jest źródłem finansowania zewnętrznego – czyli udziela go niezależny podmiot zewnętrzny. Jest zobowiązaniem pozabilansowym więc nie jest widoczny dla interesariuszy (wprost). Daje do dyspozycji gotówkę, a zabezpieczeniem całości jest wystawiona faktura za wykonane usługi czy sprzedany towar. Pomijam tutaj różne warianty (odwrócony, dostawcy itd.). Z tej krótkiej definicji widzimy, że faktoring może spełniać wiele funkcji. Czy to weryfikacyjną kontrahenta, czy finansową w sensie poprawienia płynności. Wszystko jednak zależy od ceny i podejścia.

Zauważam tendencję oferowania faktoringu w sposób jako byłby to lek na wszelkie zło. Otóż nie jest. Po pierwsze cena. Faktoring z założenia nie jest tanim rozwiązaniem. Po drugie regres. Oznacza to, że faktoring jest udzieleniem środków pod „fakturę” ale jeśli kontrahent nie zapłaci, całość środków oddajemy w dość szybkim czasie (pomijam kompensacje z kolejnych transz/klientów).

Pisząc: „nie kumuluj ryzyka…” zmierzałem do tego, by faktoring połączyć z polityką kredytową przedsiębiorstwa. By nie gubić marży biorąc faktoring na niepewnych klientów. Bo może to skutkować negatywnie na różnych polach: sprzedaż mrozi środki przeznaczone na zakup towaru/wytworzenie usługi – zadłużenie u dostawców, faktoring generuje koszty finansowe, i występuje ryzyko zwrócenia środków kiedy są nam najbardziej potrzebne. Pytanie jest inne: czy jest to odpowiednie źródło finansowania dostępne w danym momencie?

Odchodząc od wyjaśnień, powróćmy do bezpieczeństwa a konkretniej tej finansowej części. Niektórzy utożsamiają bezpieczeństwo z odłożonymi środkami w jakiejśtam wysokości (3m/6m wydatki). Niektórzy nazywają to barwnie: „nabraniem tłuszczyku”. To wszystko ma sens ale trzeba pamiętać, że jest wyrazem innej myśli. Otóż bezpieczeństwo finansowe to przewidywalne strumienie pieniężne.

Przewidywalne czyli nie 100% pewne, ale spływające w dającej się przewidzieć przyszłości.

Poczucie bezpieczeństwa firma powinna budować na własnych procesach i działaniach. Jak się to przejawia? Otóż w większości przedsiębiorstw budżetuje się cele a następnie dąży do realizacji tychże. I wspaniale, jednak zbyt często z radaru znikają działania jakie firma musi podjąć by uzyskać zakładany efekt. Nieważne jak nazwiemy wskaźniki, czy będą to: KPI KRI PI RI (polecam opracowanie TechMine w tym obszarze), czy rozdzielimy to na wynik/cel/działanie. To już mniej istotne. Przewidywalny procesy to bezpieczeństwo firmowe.

Również w obszarze sprzedaży. Jak już wspominałem na łamach bloga, potrzebna jest ścisła współpraca między działem handlowym/sprzedaży a działem finansowym w firmie. Dlaczego? Otóż wielu handlowców nawet nie zdaje sobie sprawy, że ich predykcje dotyczące poziomu sprzedaży wpływają na finanse firmy. Sądzą, że niewykonanie planu oznacza tylko, że pieniądze nie wpłyną do firmy. Niestety to równanie ma również drugą stronę. Pieniądze wypłyną z firmy na zatowarowanie, na zgłoszony popyt przez handlowca. Oznacza to spore zaangażowanie, wszak trzeba zapewnić pieniądze na zakup tych zaplanowanych towarów. To również kosztuje, a kiedy firma nie korzysta ze źródeł zewnętrznych, to kosztuje to niemało.

Gdyby zadał mi ktoś pytanie: Dobrze, fajnie, ale jak budować bezpieczeństwo firmowe?

Odparłbym:
​
Mapuj procesy, niech nad wszystkim co robisz będzie cyferka. Nie chodzi nawet ile kosztują cie zasoby (budynki, wynagrodzenia, maszyny, surowce itd.) ale zestawiaj to łącznie z procesami. Ile kosztuje Cię proces? W co są zaangażowani Twoi ludzie? Jaki jest koszt sporządzenia raportu w dziale handlowym? Ile czasu im to zabiera? Jeśli nie potrzebujesz takiego poziomu szczegółowości, sprawdź ile trwa i kosztuje proces from order to cash (na tym zasadza się większość wspaniałych optymalizacyjnych metod). Przykładowy schemat poniżej:

Miej na uwadze ryzyko i to co Cię spotyka. Pomyśl o ryzyku jako czymś co może się zdarzyć, ale też jaki może to mieć wpływ na firmę.
 
Bezpieczeństwo to zarządzanie relacjami z klientem, dbaj o to, by nie mieć zbyt skupionej struktury klientów. Dbaj najlepiej płacących a do tych z drugiego końca bądź stanowczy. Praktyka pokazuje, że częściej firmy postępują na odwrót. Chcąc ugrać „więcej” są stanowczy dla najlepszych, a żyjąc nadzieją na spłatę są wobec dłużników wyrozumiali.
 
Ustal granicę kiedy klient staje się dłużnikiem. Złota zasada jest następująca: Dłużnikom nie sprzedajemy, klientów nie windykujemy. Jest to zlota zasada bo kto ją stosuje, ten ma dużo złotówek. Jak ustalić granice między jedną a drugą grupą klientów i zrobić to rozważnie?  Zapraszam do mnie na konsultacje.
 
Określ miejsca w firmie, które Cię ograniczają. Kolumna jest tak szybka jak jej najwolniejsze ogniwo, więc zobacz, co Cię hamuje. Może to przestarzała linia produkcyjna? Może to handlowiec, który byłby świetny np. w audycie a traci czas przeznaczony na poszukiwanie klientów? Przyjrzyj się procesom!
 
To oczywiście nie wyczerpuje katalogu rzeczy które można zrobić by czuć się bezpiecznie. Co zauważam, to fakt, że firmy starają się radzić sobie ze stresem poprzez tworzenie budżetów czy obecnie próbę implementacji zwinnego podejścia. Agile jest promowane jako lek na wszystko. Zręczność biznesowa jest oczywiście wazna, ale do momentu kiedy nie zatracamy swojej przewagi konkurencyjnej. Bezpieczeństwo to dużo ale jeszcze nie wszystko – zapraszam do kolejnych wpisów.

„Nie możesz wszystkiego przewidzieć, na wiele się możesz przygotować” niech będzie nowym mottem zamiast: „mądry Polak, po szkodzie”.

Zapraszam do komentarzy i do kontaktu!

Pozdrawiam
Andrzej Koniuk