DOBRZE ZAPROJEKTOWANY KOMUNIKAT

Zdjęcie dzięki uprzejmości dentaku-museum.com

W ostatnim wpisie, poruszony został wątek bycia architektem wyboru. Pisałem wówczas, że może to być dobra opcja nie tylko w kontekście projektowania stanowiska pracy ale również w aspekcie komunikacyjnym. To był dobry trop, dlatego też nim ochoczo podążyłem. Natknąłem się zupełnie przez przypadek na serię zdjęć świetnie zaprojektowanych przedmiotów powszechnego użytku: był to kalkulator ET55 Braun, iPod, szafki firmy Vitsoe. Co łączy te i inne wspaniale zaprojektowane rzeczy? 

​Zdecydowanie wspaniały, minimalistyczny design. Jednak nurtowało mnie pytanie, czy ktoś kto pracował nad nadaniem tak estetycznej formy tym przedmiotom, miał jakieś wytyczne jak to zrobić? A może kierowany był porywami natchnienia? Odpowiedzią na tak zadane pytania była lista 10 zasad projektowania rzeczy wg Dietera Ramsa. Bez mała 50 lat temu, człowiek, który był jedną z najbardziej wpływowych osób w świecie projektowania zdefiniował swoją własną listę zasad dobrego designu. Kierował się fundamentalną zasadą: „Weniger, aber besser”, która odpowiada anglojęzycznemu wyrażeniu „Less is more”, a nad Wisłą powiedzielibyśmy „Mniej, znaczy lepiej”.

Dieter Rams na swojej liście zamieścił następujące zasady, charakteryzujące dobry produkt:

• jest innowacyjny,
• sprawia, że produkt jest użyteczny,
• jest estetyczny,
• sprawia, że produkt staje się zrozumiały,
• jest nienachalny,
• jest szczery,
• jest ponadczasowy,
• jest dopracowany do ostatniego szczegółu,
• jest przyjazny dla środowiska,
• zawiera tak mało designu, jak to tylko możliwe.

Zgadzam się, że są to zasady bardzo ogólne, uniwersalne wręcz. Skoro jednak są tak szerokie, to można wykorzystać je na wielu również odległych płaszczyznach. W pracy managera jedną z podstawowych umiejętności, umożliwiającą efektywne zarządzanie jest poprawne komunikowanie się. To, że forma komunikatu wpływa na jego odbiór nie jest dla nikogo żadną tajemnicą. Jakość komunikacji jest pozytywnie skorelowana z motywacją pracowników oraz ich zaangażowaniem czyli właściwa i wysoka jakość komunikacji zwiększa wydajność i efektywność. Więc jeśli manager wykorzysta rady zawarte w dekalogu D. Ramsa aby skonstruować właściwy sposób  komunikacji, to może się spodziewać, że w efekcie zmniejszy niepewność związaną ze zmianami, będzie stymulował innowacyjność i wykreuje nową wiedzę w organizacji.

Nigdzie nie ma podręcznika jak wykorzystać te zasady do tworzenia dobrego komunikatu, więc postanowiłem przetransponować zalecenia D. Ramsa, w kierunku komunikacji. Traktujcie więc poniższe zdania jako wskazówki do tworzenia własnych komunikatów:

1. Dobry komunikat jest innowacyjny – innowacja w tym wypadku oznacza trzymanie się zasady, że nawet dobrze wszystkim znane tematy, powinny zostać ujęte w nowy sposób. Np. jeśli przekazujesz plany sprzedażowe swoim podopiecznym, to zamiast określać je tylko wartościowo „przychód w tym miesiącu do uzyskania to 1.5 mln”, możesz stwierdzić „w tym miesiącu planujemy wykorzystać nasz udział w rynku i wydobyć z niego 1.5 mln zamówień”. Pozornie niewielka zmiana w komunikacji, może wpłynąć na nastawienie ludzi i pokazać im sposób działania (tutaj, skupienie się na monetyzowaniu relacji z klientem).
2. Dobry komunikat jest użyteczny – na zebraniach i naradach szczególną złość budzą niewiele wnoszące treści. „Męczenie buły” demotywuje, zmniejsza gotowość do działania. Dlatego mów „po coś”, daj konkretną informację, której słuchacz do tej pory nie miał. Inspiracja? Nowe dane? Może lepszy humor? To co dasz, zależy od sytuacji.
3. Dobry komunikat jest estetyczny – zarówno pisząc jak i mówiąc, zachowuj szacunek do interlokutora. Maile bez znaków przestankowych, niechlujny wygląd, różne czcionki wskazujące na „klejenie” maila z różnych źródeł, brak struktury wypowiedzi – to dowodzi, że nadawcy nie chciało się poświęcić czasu na zrozumiałą formę. Yyy, eee, aaa – popracuj, by nie było w Twojej mowie takich przerywników. Nie popełniaj tych prostych błędów, „bo jak cię widzą, tak cię piszą”.
4. Dobry komunikat sprawia, że inne działania managera (czy firmy) stają się bardziej zrozumiałe - Celem komunikacji wewnętrznej w firmie jest to, aby pomagać pracownikom zrozumieć strategię firmy, sposób realizacji celów i to w jaki sposób każdy przyczynia się do sukcesów finansowych przedsiębiorstwa. Komunikuj się w trybie ciągłości, tłumacz co się działo i dlaczego. Pokazuj i komunikuj to, jakiego rodzaju zachowań i podejścia firma odczekuje od pracowników.
5. Dobry komunikat jest nienachalny – czym innym jest aktywne promowanie, a czym innym bycie natrętnym. Jeśli wyskakujesz z „lodówki”, czy twoje motywujące zawołania stają się obiektem kpin i żartów, to znaczy że przeholowałeś. Pamiętaj, że to czy będziesz słuchany nie zależy od tego czy będziesz się napraszał, ale od jakości twojej pracy. Nikogo nie zmusisz do słuchania, wyskakując na open space z groźną miną.
6. Dobry komunikat jest szczery – kłamstwo ma krótkie nogi. Koniec. Oszukujesz, to ludzie Ci nie zaufają, nawet jeśli robisz to dobrze. Z drugiej strony, bycie prawdomównym nie oznacza, mówienie każdemu wszystkiego co wiesz w dowolny sposób. Zachowaj równowagę między tymi stanami.
7. Dobry komunikat jest ponadczasowy – czy to co powiesz, będzie dobrze brzmiało również i za pół roku? Czy będziesz się wstydził rozmowy jaką przeprowadzasz z pracownikiem, jeśli przypomnisz sobie ją za 10 lat? To są pytania, które mogą dać wskazówkę do tego, czy komunikujesz się w sposób elegancki. Na koniec jeszcze jedno pytanie pomocnicze: Jak często twoje komunikaty się dezaktualizują?
8. Dobry komunikat jest dopracowany – w części ten punkt łączy się z trzecim na tej liście. Jednak jest to krok dalej. Stop świadomemu odpuszczaniu sobie. Kiedy ostatnio użyłeś nowego sformułowania biznesowego? Jak wygląda Twój rozwój w kontekście wystąpień publicznych?
9. Dobry komunikat jest przejawem odpowiedzialności managerskiej – komunikując się, stajesz się twarzą firmy przed ludźmi. Nie filtruj zbyt głęboko informacji, które uzyskałeś od centrali. Przewidujesz potencjalne reakcje swoich ludzi? Nie? To szkoda, bo zapewne zdajesz sobie sprawę z tego jaki masz na nich wpływ. Mówienie prawdy, nie zwalnia z obowiązku podanie tego w sposób „nie tarmoszący” ego rozmówcy. Pomyśl o tym. Sporządzasz plany działań? Jeśli nie, to niedobrze, bo one również są przejawem managerskiej odpowiedzialności.
10. Dobry komunikat zawiera tak mało ozdobników jak to tylko możliwe – umiar jest dobry, a w komunikacji czasem oznacza najwyższy stopień wyrafinowania. Nie utrudniaj i nie komplikuj wypowiedzi. Nie przesadzaj również z ilością metafor. Dostosuj sposób przekazu do odbiorców. Lanie wody to strata czasu, a jest to błąd managerski, który jest niewybaczalny.

Dziękuję za uwagę!

​Są to oczywiście wskazówki, jednak by nie tracić ich z oczu, sporządziłem prosty formularz gotowy do wydrukowania. Jeśli uznasz, że przyda Ci się w codziennej pracy, napisz do mnie, a ja Ci go prześlę.

[email protected]

---